Sebagai seorang pemimpin (leader), kata delegasi kerap melekat dalam pekerjaan sehari-hari. Dari sekian daftar pekerjaan yang harus dilakukan, baik yang bersifat teknis maupun konsep, juga perannya dalam membina hubungan dengan kerabat, anak buah dan bahkan atasan, sering kita terjebak dengan kondisi “gila, banyak banget kerjaan belum kelar”, “gua kapan ngerjain hal yang strategis, kalau waktu gua habis dengan business as usual?”, “punya tim, tapi tetep aja gua yang nyelesein hasil akhirnya”. Lalu dimana peran delegasi membantu kita keluar dari paradigma tersebut.
Delegasi, kata yang sederhana didengar tapi penerapannya tidak semudah diucapkan. Sederhananya, delegasi adalah tindakan dalam memberikan pekerjaan, tugas, hak kepada seseorang[1]. Dan tindakan tersebut disertai dengan otoritas yang juga diberikan atas tujuan yang disepakati, dalam ranah hukum, delegator (pemberi delegasi) tetap bertanggung jawab atas tindakan-tindakan yang dilakukan delegati (penerima delegasi) dalam mencapai tujuan tersebut[2].
Tidak hanya itu, sebuah delegasi ditujukan untuk memberdayakan orang lain untuk bertindak[3]. Dari beberapa pengertian di atas dapat diambil kata kunci dari delegasi adalah pemberian pekerjaan, otoritas dan upaya pemberdayaan.
Pertanyaannya, apakah kita selama ini sebagai leader sudah melakukan ketiga hal tersebut di atas? Jangan-jangan kita terjebak hanya dalam satu hal saja, yaitu pemberian pekerjaan saja tanpa adanya otoritas dan pemberdayaan. Pertanyaan reflektif yang sepatutnya kita renungkan. Lalu bagaimana delegasi itu seharusnya dilakukan dalam konteks keseharian? Delegasi bisa dianggap cemen (under-delegating) atau lebay (over-delegating)[4].
Delegasi yang cemen terjadi ketika (1) tugas yang diberikan terlalu sepele dan tidak sekuensial, (2) tidak memahami kekuatan dan kemampuan sebenarnya tim anda, (3) anda terlalu micro-manage, terlalu khawatir memberikan pekerjaan, dan (4) tidak terlalu peduli atas pengembangan diri tim anda.
Di satu sisi, delegasi yang lebay terjadi ketika (1) memburu-buru tim mengerjakan tugas dimana dia sendiri belum siap mengerjakannya, (2) menugaskan pekerjaan tanpa menyesuaikan dengan sumber daya yang diperlukan, (3) pekerjaan yang diberikan tidak memiliki ukuran keberhasilan yang jelas, atau (4) tidak membuka peluang untuk umpan balik (feedback) atau masukan sebelum memberikan tugas yang akan didelegasikan. Berkaca dari kedua tipe delegasi di atas, terkadang delgasi itu sesederhana menjodohkan pekerjaan dengan kekuatan yang diketahui pada diri seseorang untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Menurut Jess MacCallum dalam artikelnya di healthyleaders.com menyatakan bahwa sebagai pemimpin yang sehat perlu mengetahui kekuatan dan kelemahan timnya, komunikasi dengan jelas dan monitor secara berkala, perlebar tanggung jawab tim anda tapi tetap mendukung mereka dengan sumber daya yang tepat; di atas semua itu mereka perlu waktu dan coaching anda.
Dalam salah satu modul pelatihan Leadership Transformation dikembangkan oleh Transformia, sesi delegasi mengkawinkan pemahaman praktikal Covey’s Weekly Planing, Skill-Will Matrix dan Performance Management menjadi satu alat praktis mengembangkan tim dalam konteks delegasi[5].
Diperkuat dengan langkah praktis yang harus dilakukan leader dalam memberikan delegasi, yaitu dengan mengenal (1) kapasitas timnya – apakah pekerjaan yang didelegasikan sesuai dengan cakupan kerjanya dan dikomunikasikan dengan jelas, (2) kapabilitas timnya – apakah kemampuan timnya sesuai dengan tingkat kesulitan pekerjaan tersebut, disinilah pelatihan, mentoring dan coaching bermain peran, dan (3) memahami tingkat toleransi stress timnya – apakah pekerjaan yang diberikan sesuai dengan beban kerjanya dan adakah monitoring secara berkala. Disederhanakan dalam sebuah kanvas berikut.
Merujuk pada matriks Skill-Will dan Blanchard’s Situational Leadership, delegasi diberikan kepada anggota tim yang secara keahlian/kompetensi mumpuni dan kemauan/komitmen yang juga tinggi. Contoh paling menggambarkan hal ini adalah praktek yang dilakukan Mr. Black, seorang guru gadungan yang membentuk sebuah band music rock beranggotakan pelajar-pelajarnya dalam film School of Rock yang dimainkan oleh komedian Jack Black di tahun 2003.
Menarik sekali bagaimana dia memberikan setiap pekerjaan dalam sebuah manajemen band rock (tidak hanya pemain bandnya saja) dengan menyesuaikan kapasitas, kapabilitas dan toleransi stress masing-masing pelajar, termasuk mendelegasikan tugas groupies, menjadi peminat fanatik band tersebut.
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa delegasi adalah sebuah proses memahami posisi kekuatan tim dan mengembangkannya melalui tugas-tugas yang diberikan dengan bimbingan dan monitoring secara berkala. Seperti yang disampaikan sebelumnya sebuah proses memerlukan investasi waktu dan untuk membuat delegasi berhasil perlu disertai upaya coaching dari kita sebagai leader.
Konsekuensinya, leader harus sudah mampu mengelola diri kita dalam mengoptimalkan waktu yang dimiliki, serta kemampuan dalam memberikan coaching yang efektif. Jadi, apakah anda mau terus terjebak dalam kompleksitas delegasi yang saat ini tidak membantu hidup anda lebih mudah atau mulai meretasnya dari hal yang paling sederhana, mengelola diri untuk mengelola waktu anda.
Salam Transformasi.
Oleh Ari Yuda Laksmana, People Development & Leadership Coach
[1] https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/delegation
[2] http://www.businessdictionary.com/definition/delegation.html
[3] https://www.merriam-webster.com/dictionary/delegation
[4] https://healthyleaders.com/delegation-vs-delegation/
[5] LeadelVisory – Leading through Delegation in Supervisory Level, PT Transformasi Insa Mulia, 2018.
